Beter omgaan met je e-mail

Slimmer studeren houdt ook in dat je zo min mogelijk tijd verspilt aan nutteloze dingen. Een van die dingen waar veel mensen ongezien ontzettend veel tijd aanbesteden is: e-mail.E-mail kan veel efficiënter als je een paar stappen volgt. Voordat ik jullie die stappen geef zal ik eerst toelichten waarom e-mail zo veel tijd kost.

Bijna iedereen in Nederland checkt dagelijks zijn e-mail. Hoe ouder je wordt en hoe meer verantwoordelijkheden je krijgt hoe meer e-mail je moet checken. Zo ontvangen tieners en studenten ook al ontzettend veel e-mail. Per dag ben je misschien wel een uur bezig om al deze mail te lezen. Veel e-mail zal komen van social networks als hyves, twitter of facebook. Ook is er vaak mail van medescholieren/studenten over een of ander project. Natuurlijk heb je ook je gewone school mail, leuke mailtjes van vrienden en dan heb je ook nog de spam. Heleboel mail dus waar je wel even mee bezigt bent. Hoe los je dit nu op?

1. Zero inbox: Zorg ervoor dat je inbox altijd leeg is. Dit zal in het begin even wat tijd en moeite kosten aangezien je hem moet leeg maken. Maar hierna heb je wel (hopelijk altijd) een lege en dus schone inbox.
2. G-mail: Veel van tips die ik ga geven werken optimaal in g-mail. Dus neem afscheid van je hotmail account en maak een g-mail account aan. Waarom dit handig is zal in alle volgende tips terug komen.
3. Mapjes: Als je je mail later wilt terug vinden is het makkelijk als al je mail in mapjes staat. Zo kan je voor de voorbeeld mailtjes die hierboven staan respectievelijk de mapjes: social networks, school en hihi/haha maken. Dit zijn nog maar een paar voorbeelden want je kan natuurlijk mapjes als: vragen, snel doen, familie, sport etc maken.
   Heb je zojuist je g-mail account aangemaakt, dan kan je al je oude mail van je oude e-mailadres doorsturen. Dit kan je dan ook meteen allemaal in een speciaal mapje zetten. Dus je begint al met een lege inbox! Je hoeft nu niet twee e-mailadressen te gaan controleren want g-mail kan de mail die je op je oude mailadres ontvangt importeren zodat het altijd ook in je g-mail terecht komt.
4. Filters: Natuurlijk ga je niet zelf al je inkomende mail in deze mapjes sorteren. Hier stel je filters voor in. Zorg dat je, je bij elke mail afvraagt: past mail van deze afzender altijd in het zelfde mapje? Zo ja dan maak je een filter aan zodat deze mail voortaan meteen in dat mapje terecht komt. Krijg je mail die je nooit leest; stel dan een filter in dat je hem altijd meteen verwijderd.
5. Starred: Gebruik het standaard mapje starred (e-mailtjes waar je nog wat mee moet doen, maar wat je op het moment dat je e-mail las nog niet kon doen) verstandig. Je kan hem zien als een soort to do list. Check dit mapje minstens één keer per week zodat je deze niet te vol komt te staan.
6. Korte mail: Schrijf zelf altijd korte mailtjes. Lange zeurverhalen in een e-mail zijn natuurlijk niet erg efficient, dus get to the point. Zorg er ook voor dat mensen alleen al aan de titel kunnen zien wat ze met de e-mail moeten. Zet er bijvoorbeeld bij dat het belangrijk is of juist dat het wel even kan wachten. Probeer het hierna voor elkaar te krijgen dat zo veel mogelijk mensen jou ook op deze manier gaan terug e-mailen.
7. Bewaren: bewaar belangrijke mail. Je hebt toch meer als genoeg ruimte dus kan je makkelijk alles wat belangrijk is ook naar je eigen mail sturen. Op deze manier ben je het nooit kwijt, overal waar internet is kan je het nogmaals ophalen. Denk bijvoorbeeld aan verslagen of kopieën van je ID-kaart.

Voor mij hebben deze tips me ontzettend geholpen. Mijn inbox is altijd leeg en mail komt direct in het goede mapje te staan. Op deze manier krijg ik minder mail binnen en hoef ik ook niet altijd alles te lezen.

Deze tip is geplaatst op 09 sep 2010 (1 jaar, 8 maanden geleden)